Sobre a vaga
A Dolphin Mesh busca Assistente Executivo do CEO para a sua equipe de Corporativo. Esta é uma vaga de tempo integral para candidatos com 2–7 anos de experiência.
Resumo
- Departamento
- Corporativo
- Senioridade
- Pleno
- Localidade
- Sede
- Tipo de contratação
- Tempo integral
- Experiência
- 2–7 anos
- Qualificação
- Graduação
O que você vai fazer
- Agenda, prioridades e correspondência
- Ser responsável pela agenda e pelas prioridades do CEO; identificar conflitos com antecedência e propor alternativas.
- Triar, encaminhar e acompanhar solicitações e correspondências; redigir respostas de rotina para revisão.
- Separar os assuntos urgentes daqueles a agendar, delegar ou encaminhar.
- Reuniões, atas e acompanhamento de ações
- Coordenar pautas, materiais prévios, salas, links de reuniões virtuais e o acesso de visitantes.
- Preparar atas precisas das decisões, responsáveis e prazos; distribuí-las prontamente.
- Manter um controle de ações; acompanhar até o encerramento e sinalizar ao CEO os itens em atraso.
- Apoiar reuniões do Conselho e reuniões confidenciais da liderança (documentos, controle de versões, atas, registros), conforme orientação do CEO e do Secretário da Empresa / Jurídico.
- Apresentações, briefings e documentação
- Preparar e aprimorar apresentações, notas de briefing e resumos para a diretoria.
- Revisar textos; conferir nomes, datas, números e versões com o responsável pela fonte.
- Manter arquivos eletrônicos e físicos organizados, com acesso controlado.
- Viagens, visitas e logística de eventos
- Organizar viagens nacionais e internacionais, hospedagens e itinerários; preparar kits de viagem.
- Receber os visitantes e convidados do CEO: agendamentos, recepção, acesso e acompanhamento posterior.
- Gestão de despesas e faturas
- Despesas: acompanhar e gerenciar as despesas de viagem e outras despesas do CEO: reunir os comprovantes, preparar os pedidos de reembolso dentro da política, enviá-los ao Financeiro no prazo e fazer a conciliação.
- Controle: sinalizar ao CEO e ao Financeiro exceções, gastos acima do previsto ou comprovantes ausentes.
- Faturas: processar faturas de despesas diversas do escritório do CEO (courier, lanches, papelaria): verificar, encaminhar para aprovação e pagamento e acompanhar até o encerramento.
- Coordenação, confidencialidade e imprevistos
- Trabalhar com as equipes de TI e de facilities em tecnologia de reuniões, salas e acesso.
- Proteger a confidencialidade em conversas, e-mails, impressões e armazenamento; escalar riscos.
- Responder a imprevistos e situações não planejadas envolvendo o CEO (solicitações urgentes, interrupções, emergências): usar bom senso para agir, coordenar e escalar; assumir outras atribuições conforme acordado.
Principais interfaces
- Internas: CEO; Diretores, conforme autorizado; alta liderança; RH, Financeiro, Jurídico / Secretaria da Empresa, Vendas, Marketing, Operações, Qualidade / Regulatório, TI, Administrativo.
- Externas: membros do Conselho e seus escritórios; clientes e parceiros, conforme orientação; auditores e consultores; fornecedores de viagens e eventos; visitantes.
O que buscamos
Qualificações e experiência
- Formação: preferencialmente graduação; administração de empresas ou gestão de escritório é um diferencial. Uma certificação em curso de secretariado é altamente desejável.
- Experiência: 6–10 anos dando suporte a um CEO, diretor-geral ou executivo sênior (de preferência em ambiente corporativo), com experiência comprovada na gestão de agendas complexas, reuniões, atas, viagens e assuntos confidenciais.
- Habilidades: domínio de MS-Outlook, Word, Excel e PowerPoint; familiaridade com plataformas de reuniões virtuais e drives compartilhados, além do uso de ferramentas comuns de IA.
- Idiomas: inglês excelente, escrito e falado; kannada e hindi.
Principais competências
- Integridade e discrição: protege informações sensíveis de negócios, de pessoas, financeiras e do Conselho.
- Discernimento e maturidade: lida com calma com solicitações delicadas e stakeholders seniores.
- Organização e atenção aos detalhes: mantém agendas, atas e controles precisos.
- Antecipação e senso de dono: percebe as necessidades com antecedência e acompanha tudo até o encerramento.
- Comunicação: clara, diplomática e segura com stakeholders seniores, com fluência escrita e oral.
- Equilíbrio e confiabilidade: lida com mudanças de última hora e situações não planejadas sem perder a precisão nem a compostura.
Diferenciais
- Experiência em coordenação de Conselho ou comitês; experiência em saúde, dispositivos médicos, indústria farmacêutica ou outro setor regulado; habilidades refinadas de apresentação e de elaboração de resumos executivos.
Como o sucesso é medido
- Agenda e viagens precisas e coordenadas, com o mínimo de transtornos.
- Pedidos de reembolso de despesas e faturas diversas precisos, em conformidade e processados no prazo.
- Materiais de reunião e documentos do Conselho prontos no prazo; atas e ações precisas e distribuídas prontamente.
- Controles de ações atualizados, itens em atraso acompanhados e o CEO alertado sobre decisões ou riscos.
- Nenhuma quebra de confidencialidade evitável; registros seguros, organizados e de fácil recuperação.
- O escritório do CEO é visto como preparado, ágil e profissional pelos líderes, pelos membros do Conselho e pelos visitantes.
O que acontece depois da sua candidatura
- Candidate-se on-lineEnvie seus dados e seu currículo. Leva cerca de dois minutos.
- Análise do RHNossa equipe de RH lê todas as candidaturas para esta vaga.
- EntrevistasSe o seu perfil for compatível, entraremos em contato para agendar as entrevistas.
- PropostaO candidato selecionado recebe uma proposta por escrito.
Sobre a Dolphin Mesh
A Dolphin Mesh é a marca de telas cirúrgicas da Futura Surgicare Pvt. Ltd., fabricante da Dolphin Sutures. Nossas telas, suturas e dispositivos de fechamento de feridas são usados em centros cirúrgicos em toda a Índia e no exterior. Na contratação, valorizamos senso de dono, clareza e cuidado.
Referência REQ0054