Sobre el puesto
Dolphin Mesh busca Asistente de dirección del CEO para su equipo de Corporativo. Es un puesto a tiempo completo para candidatos con 2–7 años de experiencia.
De un vistazo
- Departamento
- Corporativo
- Nivel
- Nivel intermedio
- Ubicación
- Oficina central
- Tipo de empleo
- A tiempo completo
- Experiencia
- 2–7 años
- Titulación
- Titulación universitaria
Qué hará
- Agenda, prioridades y correspondencia
- Gestionar la agenda y las prioridades del CEO; detectar conflictos con antelación y proponer alternativas.
- Filtrar, derivar y hacer seguimiento de solicitudes y correspondencia; redactar respuestas habituales para su revisión.
- Distinguir los asuntos urgentes de los que deben programarse, delegarse o remitirse a otros.
- Reuniones, actas y seguimiento de acciones
- Coordinar órdenes del día, documentación previa, salas, enlaces virtuales y acceso de visitantes.
- Redactar actas precisas de las decisiones, los responsables y los plazos; distribuirlas con prontitud.
- Mantener un registro de seguimiento de acciones; hacer seguimiento hasta su cierre y avisar al CEO de los asuntos vencidos.
- Apoyar las reuniones del Consejo y las reuniones confidenciales de la dirección (documentación, control de versiones, actas, registros) según las indicaciones del CEO y del Secretario de la Sociedad / Asesoría Jurídica.
- Presentaciones, informes y documentación
- Preparar y pulir presentaciones, notas informativas y resúmenes para la dirección.
- Revisar textos; verificar nombres, fechas, cifras y versiones con el responsable de la fuente.
- Mantener archivos electrónicos y físicos ordenados con acceso controlado.
- Viajes, visitas y logística de eventos
- Organizar viajes nacionales e internacionales, alojamientos e itinerarios; preparar la documentación de viaje.
- Atender a las visitas e invitados del CEO: citas, recepción, acceso y seguimiento.
- Gestión de gastos y facturas
- Gastos: controlar y gestionar los gastos de viaje y de otro tipo del CEO: recopilar justificantes, preparar las liquidaciones conforme a la política, presentarlas a Finanzas a tiempo y conciliarlas.
- Control: comunicar al CEO y a Finanzas las excepciones, los excesos de gasto o los justificantes que falten.
- Facturas: tramitar las facturas de gastos varios de la oficina del CEO (mensajería, refrigerios, material de oficina): verificarlas, enviarlas para su aprobación y pago, y hacer seguimiento hasta su cierre.
- Coordinación, confidencialidad e imprevistos
- Colaborar con TI y servicios generales en la tecnología para reuniones, las salas y los accesos.
- Proteger la confidencialidad en conversaciones, correos electrónicos, impresiones y archivo; escalar los riesgos.
- Responder a imprevistos y situaciones no planificadas relacionadas con el CEO (solicitudes urgentes, interrupciones, emergencias): actuar, coordinar y escalar con buen criterio; asumir otras tareas según lo acordado.
Interlocutores clave
- Internos: CEO; directores según autorización; alta dirección; RR. HH., Finanzas, Asesoría Jurídica / Secretaría de la Sociedad, Ventas, Marketing, Operaciones, Calidad / Asuntos Regulatorios, TI, Administración.
- Externos: miembros del Consejo y sus oficinas; clientes y socios según indicaciones; auditores y asesores; proveedores de viajes y eventos; visitantes.
Qué buscamos
Titulación y experiencia
- Formación: se valorará una titulación universitaria; es una ventaja la formación en administración de empresas o gestión de oficinas. Es muy deseable un certificado de curso de secretariado.
- Experiencia: 6–10 años apoyando a un CEO, director general o alto directivo (preferiblemente en un entorno corporativo), con experiencia demostrada en la gestión de agendas complejas, reuniones, actas, viajes y asuntos confidenciales.
- Habilidades: dominio de MS Outlook, Word, Excel y PowerPoint; soltura con plataformas de reuniones virtuales y unidades compartidas, así como con el uso de herramientas de IA habituales.
- Idiomas: excelente inglés escrito y hablado; kannada e hindi.
Competencias clave
- Integridad y discreción: protege la información sensible sobre el negocio, las personas, las finanzas y el Consejo.
- Criterio y madurez: gestiona con calma las solicitudes delicadas y a los interlocutores de alto nivel.
- Organización y precisión: mantiene agendas, actas y registros de seguimiento precisos.
- Anticipación y responsabilidad: detecta las necesidades con antelación y hace seguimiento hasta el cierre.
- Comunicación: clara, diplomática y segura con los interlocutores de alto nivel, con fluidez oral y escrita.
- Serenidad y fiabilidad: gestiona cambios de última hora y situaciones imprevistas sin perder precisión ni compostura.
Se valorará
- Experiencia en la coordinación de consejos o comités; experiencia en sanidad, dispositivos médicos, sector farmacéutico u otro sector regulado; dominio de presentaciones cuidadas y resúmenes ejecutivos.
Cómo se mide el éxito
- La agenda y los viajes son precisos y están coordinados, con mínimas alteraciones.
- Las liquidaciones de gastos y las facturas de gastos varios son correctas, cumplen la normativa y se tramitan a tiempo.
- La documentación de las reuniones y del Consejo está lista a tiempo; las actas y las acciones son precisas y se distribuyen con prontitud.
- Los registros de seguimiento de acciones están actualizados, se hace seguimiento de los asuntos vencidos y se alerta al CEO de decisiones o riesgos.
- Ninguna vulneración evitable de la confidencialidad; los registros están protegidos, organizados y son fáciles de recuperar.
- Los directivos, los miembros del Consejo y los visitantes perciben la oficina del CEO como preparada, receptiva y profesional.
Qué ocurre después de presentar su solicitud
- Solicitud en líneaEnvíe sus datos y su currículum. Solo le llevará unos dos minutos.
- Revisión de RR. HH.Nuestro equipo de RR. HH. lee todas las solicitudes para este puesto.
- EntrevistasSi su perfil encaja, nos pondremos en contacto con usted para concertar las entrevistas.
- OfertaLa persona seleccionada recibe una oferta por escrito.
Acerca de Dolphin Mesh
Dolphin Mesh es la marca de mallas quirúrgicas de Futura Surgicare Pvt. Ltd., fabricante de Dolphin Sutures. Nuestras mallas, suturas y dispositivos de cierre de heridas se utilizan en quirófanos de toda la India y del extranjero. En nuestras contrataciones valoramos la responsabilidad, la claridad y el cuidado.
Referencia REQ0054