О вакансии
Dolphin Mesh ищет кандидата на должность «Помощник генерального директора» в команду «Корпоративный блок». Тип занятости: полная занятость. Требуемый опыт работы: от 2 до 7 лет.
Кратко
- Отдел
- Корпоративный блок
- Уровень
- Средний уровень
- Место работы
- Головной офис
- Тип занятости
- Полная занятость
- Опыт работы
- от 2 до 7 лет
- Квалификация
- Высшее образование
Чем вы будете заниматься
- Календарь, приоритеты и переписка
- Вести календарь и приоритеты генерального директора; заранее выявлять накладки и предлагать альтернативы.
- Фильтровать, перенаправлять и отслеживать запросы и переписку; готовить проекты типовых ответов на согласование.
- Отделять срочные вопросы от тех, которые можно запланировать, делегировать или перенаправить.
- Совещания, протоколы и контроль поручений
- Координировать повестки, предварительные материалы, переговорные комнаты, ссылки на онлайн-встречи и доступ посетителей.
- Составлять точные протоколы с решениями, ответственными и сроками; оперативно их рассылать.
- Вести реестр поручений; контролировать их выполнение до закрытия и сообщать генеральному директору о просроченных пунктах.
- Обеспечивать заседания совета директоров и конфиденциальные совещания руководства (материалы, контроль версий, протоколы, записи) по указанию генерального директора и секретаря компании / юридического отдела.
- Презентации, справки и документация
- Готовить и дорабатывать презентации, справочные записки и сводки для руководства.
- Вычитывать документы; сверять имена, даты, цифры и версии с владельцем источника.
- Поддерживать порядок в электронных и бумажных архивах с контролируемым доступом.
- Поездки, визиты и организация мероприятий
- Организовывать поездки по стране и за рубеж, проживание и маршруты; готовить пакеты документов для поездок.
- Принимать посетителей и гостей генерального директора: встречи, приём, доступ и последующие действия.
- Управление расходами и счетами
- Расходы: отслеживать командировочные и прочие расходы генерального директора и управлять ими: собирать чеки, оформлять авансовые отчёты в соответствии с политикой, своевременно передавать их в финансовый отдел и проводить сверку.
- Контроль: сообщать генеральному директору и финансовому отделу об исключениях, перерасходе или отсутствующих чеках.
- Счета: обрабатывать счета за мелкие расходы офиса генерального директора (курьерские услуги, угощение, канцтовары): проверять, направлять на согласование и оплату и отслеживать до закрытия.
- Координация, конфиденциальность и непредвиденные ситуации
- Взаимодействовать с ИТ-отделом и административно-хозяйственной службой по вопросам техники для совещаний, помещений и доступа.
- Соблюдать конфиденциальность в разговорах, электронной переписке, при печати и хранении документов; сообщать о рисках руководству.
- Реагировать на срочные и незапланированные ситуации, касающиеся генерального директора (срочные запросы, сбои, чрезвычайные ситуации): здраво оценивать обстановку, действовать, координировать и эскалировать; выполнять другие поручения по договорённости.
Ключевые контакты
- Внутренние: генеральный директор; директора в рамках полномочий; высшее руководство; служба персонала, финансы, юридический отдел / секретарь компании, продажи, маркетинг, операционная деятельность, качество / регуляторные вопросы, ИТ, администрация.
- Внешние: члены совета директоров и их офисы; клиенты и партнёры по указанию; аудиторы и консультанты; поставщики услуг по организации поездок и мероприятий; посетители.
Кого мы ищем
Квалификация и опыт
- Образование: предпочтительно высшее (бакалавриат); образование в области делового администрирования или офис-менеджмента — преимущество. Наличие сертификата об окончании секретарских курсов очень желательно.
- Опыт: 6–10 лет работы помощником генерального директора, управляющего директора или другого топ-менеджера (предпочтительно в корпоративной среде), с подтверждённым опытом ведения сложных календарей, организации совещаний, протоколирования, поездок и работы с конфиденциальными вопросами.
- Навыки: уверенное владение MS Outlook, Word, Excel и PowerPoint; свободная работа с платформами для онлайн-встреч и общими дисками, а также с распространёнными инструментами ИИ.
- Языки: отличный письменный и устный английский; каннада и хинди.
Ключевые компетенции
- Честность и деликатность: обеспечивает защиту конфиденциальной деловой, кадровой и финансовой информации, а также информации совета директоров.
- Здравомыслие и зрелость: спокойно работает с деликатными запросами и высокопоставленными заинтересованными лицами.
- Организованность и внимание к деталям: поддерживает точность календарей, протоколов и реестров поручений.
- Предусмотрительность и ответственность: заранее видит потребности и доводит дела до конца.
- Коммуникация: ясное, тактичное и уверенное общение с высокопоставленными заинтересованными лицами, свободное владение письменной и устной речью.
- Выдержка и надёжность: справляется с изменениями в последний момент и незапланированными ситуациями, не теряя точности и самообладания.
Будет плюсом
- Опыт координации работы совета директоров или комитетов; опыт работы в здравоохранении, сфере медицинских изделий, фармацевтике или другой регулируемой отрасли; навыки подготовки презентаций и аналитических резюме для руководства высокого уровня.
Как оценивается успех
- Календарь и поездки спланированы точно и согласованно, с минимальными сбоями.
- Авансовые отчёты и счета за мелкие расходы точны, соответствуют требованиям и обрабатываются вовремя.
- Материалы к совещаниям и документы для совета директоров готовы вовремя; протоколы и поручения точны и оперативно рассылаются.
- Реестры поручений актуальны, просроченные пункты отслеживаются, а генеральный директор своевременно получает информацию о решениях и рисках.
- Отсутствие предотвратимых нарушений конфиденциальности; документы надёжно защищены, упорядочены и легко находятся.
- Руководители, члены совета директоров и посетители воспринимают офис генерального директора как подготовленный, отзывчивый и профессиональный.
Что происходит после отклика
- Отклик онлайнОтправьте свои данные и резюме. Это займёт около двух минут.
- Рассмотрение службой персоналаСлужба персонала рассматривает каждый отклик на эту вакансию.
- СобеседованияЕсли ваш профиль подходит, мы свяжемся с вами, чтобы назначить собеседования.
- Предложение о работеВыбранный кандидат получает письменное предложение о работе.
О компании Dolphin Mesh
Dolphin Mesh — бренд хирургических сеток компании Futura Surgicare Pvt. Ltd., производителя Dolphin Sutures. Наши сетки, шовный материал и изделия для закрытия ран используются в операционных по всей Индии и за рубежом. При найме мы ценим ответственность, ясность и заботу.
Код вакансии REQ0054