À propos du poste
Dolphin Mesh recrute pour son équipe Direction générale : Assistant de direction du PDG. Ce poste (temps plein) s’adresse aux candidats ayant 2–7 ans d’expérience.
En bref
- Département
- Direction générale
- Niveau
- Intermédiaire
- Lieu
- Siège social
- Type de contrat
- Temps plein
- Expérience
- 2–7 ans
- Diplôme
- Licence
Vos missions
- Agenda, priorités et correspondance
- Gérer l’agenda et les priorités du PDG ; repérer tôt les conflits et proposer des alternatives.
- Filtrer, orienter et suivre les demandes et la correspondance ; rédiger des réponses courantes à faire valider.
- Distinguer les sujets urgents de ceux à planifier, déléguer ou réorienter.
- Réunions, comptes rendus et suivi des actions
- Coordonner les ordres du jour, documents préparatoires, salles, liens de visioconférence et accès des visiteurs.
- Rédiger des comptes rendus précis des décisions, responsables et échéances ; les diffuser rapidement.
- Tenir un tableau de suivi des actions ; assurer le suivi jusqu’à la clôture et signaler au PDG les points en retard.
- Accompagner les réunions du conseil d’administration et les réunions confidentielles de direction (documents, gestion des versions, comptes rendus, archives) selon les instructions du PDG et du secrétaire général / service juridique.
- Présentations, notes de synthèse et documentation
- Préparer et finaliser des présentations, notes d’information et synthèses pour la direction.
- Relire ; vérifier les noms, dates, chiffres et versions auprès du responsable de la source.
- Tenir des dossiers électroniques et papier ordonnés, à accès contrôlé.
- Déplacements, visites et logistique d’événements
- Organiser les déplacements nationaux et internationaux, les hébergements et les itinéraires ; préparer les dossiers de voyage.
- Accueillir les visiteurs et invités du PDG : rendez-vous, accueil, accès et suivi.
- Gestion des notes de frais et des factures
- Frais : suivre et gérer les frais de déplacement et autres dépenses du PDG : collecter les justificatifs, préparer les notes de frais conformément à la politique, les transmettre à temps au service Finance et effectuer le rapprochement.
- Contrôle : signaler au PDG et au service Finance les exceptions, dépassements ou justificatifs manquants.
- Factures : traiter les factures des menues dépenses du bureau du PDG (coursier, rafraîchissements, fournitures) : vérifier, faire approuver et payer, et suivre jusqu’à la clôture.
- Coordination, confidentialité et imprévus
- Travailler avec l’informatique et les services généraux sur les équipements de réunion, les salles et les accès.
- Préserver la confidentialité dans les conversations, les e-mails, les impressions et l’archivage ; signaler les risques.
- Répondre aux imprévus et situations non planifiées concernant le PDG (demandes urgentes, perturbations, urgences) : faire preuve de discernement pour agir, coordonner et faire remonter ; assumer d’autres missions convenues.
Interlocuteurs clés
- En interne : PDG ; administrateurs selon autorisation ; équipe de direction ; RH, Finance, Juridique / Secrétariat général, Ventes, Marketing, Opérations, Qualité / Affaires réglementaires, Informatique, Administration.
- En externe : membres du conseil d’administration et leurs bureaux ; clients et partenaires selon les instructions ; auditeurs et conseillers ; prestataires de voyage et d’événementiel ; visiteurs.
Profil recherché
Formation et expérience
- Formation : Licence souhaitée ; une formation en administration des entreprises ou en gestion de bureau est un atout. Une certification de secrétariat est vivement souhaitée.
- Expérience : 6–10 ans d’assistance auprès d’un PDG, d’un directeur général ou d’un cadre dirigeant (de préférence en entreprise), avec une maîtrise avérée des agendas complexes, réunions, comptes rendus, déplacements et dossiers confidentiels.
- Compétences : excellente maîtrise de MS Outlook, Word, Excel et PowerPoint ; à l’aise avec les plateformes de visioconférence et les espaces partagés, ainsi qu’avec les outils d’IA courants.
- Langues : excellent anglais écrit et oral ; kannada et hindi.
Compétences clés
- Intégrité et discrétion : protège les informations sensibles relatives à l’entreprise, au personnel, aux finances et au conseil d’administration.
- Discernement et maturité : traite avec calme les demandes sensibles et les interlocuteurs de haut niveau.
- Organisation et rigueur : tient les agendas, comptes rendus et tableaux de suivi avec exactitude.
- Anticipation et sens des responsabilités : perçoit les besoins tôt et assure le suivi jusqu’à la clôture.
- Communication : claire, diplomate et assurée avec les interlocuteurs de haut niveau, avec aisance à l’écrit comme à l’oral.
- Sang-froid et fiabilité : gère les changements de dernière minute et les imprévus sans perdre en précision ni en calme.
Atouts appréciés
- Expérience de la coordination d’un conseil d’administration ou de comités ; expérience dans la santé, les dispositifs médicaux, l’industrie pharmaceutique ou un autre secteur réglementé ; excellentes compétences en présentation et en rédaction de synthèses pour la direction.
Comment la réussite est mesurée
- L’agenda et les déplacements sont exacts et coordonnés, avec un minimum de perturbations.
- Les notes de frais et les factures diverses sont exactes, conformes et traitées dans les délais.
- Les dossiers de réunion et les documents du conseil sont prêts à temps ; les comptes rendus et les actions sont exacts et diffusés rapidement.
- Les tableaux de suivi sont à jour, les points en retard sont relancés et le PDG est alerté des décisions ou des risques.
- Aucune atteinte évitable à la confidentialité ; les dossiers sont sécurisés, organisés et facilement retrouvables.
- Le bureau du PDG est perçu comme préparé, réactif et professionnel par les dirigeants, les membres du conseil et les visiteurs.
Après votre candidature
- Postuler en ligneEnvoyez vos coordonnées et votre CV. Cela prend environ deux minutes.
- Examen par les RHNotre équipe RH lit chaque candidature reçue pour ce poste.
- EntretiensSi votre profil correspond, nous vous contactons pour organiser les entretiens.
- OffreLe candidat retenu reçoit une offre écrite.
À propos de Dolphin Mesh
Dolphin Mesh est la marque de treillis chirurgicaux de Futura Surgicare Pvt. Ltd., fabricant de Dolphin Sutures. Nos treillis, sutures et dispositifs de fermeture des plaies sont utilisés dans les blocs opératoires en Inde et à l’étranger. Nous recrutons sur le sens des responsabilités, la clarté et l’attention portée aux autres.
Référence REQ0054